1. Doelstelling
Conform de statuten artikel 38 lid 5 is de Algemene Vergadering gerechtigd een Huishoudelijk Reglement vast te stellen. Dit huishoudelijk reglement is gericht op het in de praktijk uitoefenen van zeilen op zee in verenigingsverband. Daartoe zijn de verschillende verantwoordelijkheden in dit huishoudelijk reglement uiteengezet.
Leidend daarbij is dat de vereniging, haar bestuur en commissies bijdragen aan het organiseren en mogelijk maken van evenementen en activiteiten met als thema zeezeilen, waarbij de individuele deelnemers altijd zelf verantwoordelijk blijven voor veiligheid, welzijn, materiële en immateriële schade en/of daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid.
2. Vereniging
De vereniging draagt de naam “Zeezeilvereniging GENOSEA” (verder “vereniging”).
Zij is statutair gevestigd te Utrecht.
2.1 Bestuur
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Haar taak omvat onder andere:
- Handhaven van statuten en huishoudelijk reglement;
- Behartigen van verenigingsbelangen;
- Uitvoeren van besluiten van ledenvergaderingen;
- Beheer der gelden en materieel der vereniging.
De officiële communicatiekanalen van de vereniging bestaan uit de website van de vereniging (www.genosea.nl) en uit nieuwsbrieven welke worden verstuurd.
2.2 Commissies
De raad van commissarissen is geen commissie en wordt benoemd door de algemene ledenvergadering en brengt aan haar verslag uit.
Het bestuur kan commissies benoemen om zich te laten bijstaan in haar werk.
- De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Het bestuur is verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering ook wat betreft de werkzaamheden van de commissies.
- Het bestuur stelt in overleg met de commissie de taakomschrijving vast waaraan de commissie zich bij uitvoering van haar taak dient te houden.
- Iedere commissie benoemt uit haar leden een voorzitter, die het contact met het bestuur onderhoudt.
- Ontbinding van een commissie geschiedt door het bestuur met uitzondering van de raad van commissarissen.
- In ieder geval te benoemen commissies zijn de Schippers Advies Commissie (“SAC”) en de Activiteiten Commissie (“AC”)
2.3 Activiteiten en evenementen.
- Een activiteit wordt door de vereniging georganiseerd en is uitsluitend toegankelijk voor leden.
- Een evenement wordt door de vereniging georganiseerd voor meer dan uitsluitend de leden. Middels de evenementen tracht de vereniging haar doelen te verwezenlijken voor zover deze een breder publiek betreffen. Een evenement kan zowel “droog” (lezing) als “nat & zout” (zeiltocht) zijn. Het bestuur besluit welke zeiltochten als evenement c.q. activiteit aangemerkt worden.
- Geïnteresseerde niet-leden (introducés) kunnen zich voor een activiteit inschrijven na voordracht door één of meerdere leden, en onder beding van de inschrijfvoorwaarden. Zij kunnen in beginsel slechts eenmaal gebruik maken van deze introductie regeling.
- De activiteiten/evenementen van de vereniging worden georganiseerd door actieve leden die als activiteitencommissie of tocht coördinator op vrijwillige basis worden benoemd. En ondersteunen in logistiek, planning, bevoorrading, communicatie, en/of andere praktische zaken.
- Aan deze rollen zijn geen formele verplichtingen en/of verantwoordelijkheden verbonden; wel worden deelnemers verzocht in redelijkheid de instructies op te volgen.
2.4 Studentlid
- Statutair kent de vereniging Leden, in het HHR heeft het bestuur ook studentleden benoemd.
- Ter realisatie van onze doelstellingen en de instroom van jongere leden heeft het bestuur aan Studentleden de volgende voordelen toegekend:
- Een gereduceerd lidmaatschapsgeld met alleen een dekking van de administratieve kosten;
- De mogelijkheid om op een georganiseerde tocht voor een ‘lastminute price’ deel te nemen;
- Speciale activiteiten te organiseren met een nadruk op studentleden.
- Voorwaarde om in aanmerking te komen als studentlid zijn het overleggen van de college/studentenkaart en het aanleveren van een incasso machtigingsformulier voor de contributie.
- Ook een student kan één keer als introducé aangemeld worden. Na overleg van de studenten/collegekaart gelden dezelfde voordelen als voor een studentlid.
2.5 Invulling van de doelstelling
- De doelstelling wordt in de praktijk gerealiseerd door het organiseren van zeiltochten en gerelateerde activiteiten. Deelname gebeurt door in te schrijven op de verschillende onderdelen via de website, www.genosea.nl.
- Het bestuur faciliteert het draaien van de vereniging door het uitvoeren van de administratieve taken en de verbinding tussen leden zoals de communicatie via website, nieuwsbrief en dergelijke.
- Het bestuur huurt namens de vereniging faciliteiten zoals zeiljachten, zalen, kampeergelegenheid e.d. en en verrekent de ontstane verplichting met inschrijvingen, inclusief een redelijke en billijke opslag ten bate van de middelen van de vereniging.
- Huur en/of borg voor zeiljachten worden alleen voorgeschoten of contractuele verplichtingen worden alleen aangegaan als de schipper een door Genosea benoemde schipper is, dan wel een door de verhurende partij aangewezen schipper indien vaargebied en/of scheepstype daartoe moverende en gegronde reden zijn.
- Bovenstaande laat onverlet dat verantwoordelijkheid voor veiligheid, welzijn, handelen, materiële en immateriële schade en/of daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid niet alleen bij de schipper ligt, maar ook bij de individuele deelnemers.
2.6 Schippers
Benoeming en schorsing van schippers geschiedt uitsluitend door het bestuur.
- Het bestuur benoemt schippers uitsluitend op schriftelijke voordracht door de Schippers Advies Commissie, met inachtneming van eventuele beperkingen ten aanzien van het vaargebied voor de te benoemen schipper als aangegeven door de Schippers Advies Commissie.
- De Schippers Advies Commissie zal een voordracht aan het bestuur overwegen als een kandidaat door twee verschillende schippers, na twee verschillende recente tochten, voorgedragen wordt. Deze voordrachten moeten schriftelijk bij de commissie ingediend worden.
- Een schipper kan pas een kandidaat voordragen nadat hij zelf als schipper met de kandidaat gevaren heeft.
- De Schippers Advies Commissie kan een beperking opgeven van het vaargebied ten aanzien waarvan de voordracht van de te benoemen schipper wordt gedaan.
- Voorwaarde voor het in aanmerking komen als schipper is het voldoen aan de door de vereniging vastgestelde en op de website gepubliceerde eisen, of door het op basis van aantoonbare ervaring bezitten van kennis en vaardigheden op minimaal hetzelfde niveau, bijvoorbeeld CWO zeezeilen IV-uitgebreid, of RYA Yachtmaster Offshore.
- Een benoemde schipper zal gedurende de eerste twee tochten voor Genosea gevolgd en geëvalueerd worden. De SAC voert deze evaluatie uit door het voeren van gesprekken met de bemanningsleden, kort na afloop van de betreffende tocht. Bij deze gesprekken wordt met name gelet op de gestelde eisen voor Genosea schippers. Naar aanleiding van deze gesprekken zal de commissie een advies aan het bestuur uitbrengen waarna definitieve benoeming door het bestuur kan volgen.
3. Rechten en Plichten deelnemers
3.1 Verplichtingen van deelnemer
- Deelnemers dienen verzekerd te zijn voor door hen of door onder hun verantwoordelijkheid vallende kinderen veroorzaakte schade jegens de vereniging of derden.
- Deelnemers aan natte activiteiten/evenementen dienen minimaal te beschikken over zwemdiploma B of te kunnen zwemmen op gelijk niveau.
- Deelnemers dienen op de hoogte te zijn van risico’s die horen bij het zeilen/varen en dienen informatie in te winnen voorafgaand aan de activiteit/evenement over de risico’s.
- Deelnemers dienen zich te allen tijde te gedragen conform de veiligheidsinstructies, het boord reglement, aanwijzingen, regels en voorschriften die zijn of worden gegeven door de vereniging of schippers of personen of organisaties die namens de vereniging bij de uitvoering van de activiteit/evenement zijn betrokken. Indien de deelnemer weigert de instructies op te volgen is hij/zij verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortkomende schade.
- Deelnemers dienen voor vertrek de schipper op de hoogte te stellen indien er sprake zou kunnen zijn van gezondheidsaspecten dan wel medicijngebruik die strijdig zouden kunnen zijn met de beoefening van de zeilsport of het verblijf op zee. Het hebben voldaan aan deze regel biedt de deelnemer geen recht op verhaal indien complicaties zich voordoen.
- Deelnemers dienen voorafgaand aan het inschrijven voor een activiteit/evenement kennis te hebben genomen van het huishoudelijk reglement. Door het inschrijven voor een activiteit/evenement stemt de deelnemer automatisch in met de inschrijfvoorwaarden en overige bepalingen in het huishoudelijk reglement.
- De deelnemer dient er zorg voor te dragen dat hij/zij bij vertrek beschikt over alle reisdocumenten die benodigd zijn voor de toegang tot de landen die bij uitvoering van de activiteit/evenement worden aangedaan, zoals paspoort, visa, bewijzen van inenting en vaccinaties.
- Indien de deelnemer tijdens de uitvoering van de activiteit/evenement de toegang tot een bepaald land wordt geweigerd omdat deze niet over de vereiste reisdocumenten beschikt, zijn alle gevolgen daarvan, waaronder de als gevolg daarvan voor de vereniging optredende schaden en kosten, voor rekening en risico van de deelnemer, zonder dat overigens recht op gehele of gedeeltelijke restitutie van de activiteit/evenement-som bestaat.
- Deelnemers worden geadviseerd voor aanvang van de activiteit/evenement een zeil- /watersportdekkende reis- en annuleringsverzekering af te sluiten. Deelnemers die een activiteit/evenement gedeeltelijk of geheel afbreken hebben geen recht op gehele of gedeeltelijke restitutie van de deelnamekosten.
3.2 Toegang en ontzegging
- De vereniging of de schipper is te allen tijde gerechtigd de toegang tot of verblijf in de boot of accommodatie te ontzeggen aan personen van wie redelijkerwijs kan worden vermoed dat zij:
- hetzij onder invloed van drugs of alcohol verkeren,
- hetzij door ziekte, lichamelijke of geestelijke gesteldheid redelijkerwijs niet in staat worden geacht aan de activiteit/evenement deel te nemen,
- hetzij wangedrag vertonen naar oordeel van de schipper,
- hetzij anderszins redelijkerwijs kan worden vermoed dat zij, al dan niet door overtreding van deze voorwaarden de uitvoering van de activiteit/evenement zullen belemmeren of vertragen dan wel hinder of gevaar of gezondheidsrisico voor deelnemers veroorzaken.
- Betreffende deelnemer heeft geen recht op gehele of gedeeltelijke restitutie van de deelnamekosten. In verband hiermee zal de vereniging op generlei wijze aansprakelijk worden gehouden.
4. Aansprakelijkheid
- Leden en introducés nemen voor eigen risico en rekening deel aan activiteiten en evenementen.
- Leden en introducés zijn volledig aansprakelijk voor schade of gevolgschade die kan worden toegerekend aan een minderjarige die onder hun verantwoordelijkheid valt.
- De vereniging kan niet aansprakelijk worden gehouden voor diefstal, verlies, schade of ongevallen voortvloeiend uit deelname aan activiteiten/evenementen of uit het verstrekken van gegevens (foto’s, teksten etc.) door haar leden op de Genosea website.
- De vereniging is niet aansprakelijk voor door een lid of introducé geleden schade als gevolg van tekortkomingen in de uitvoering van de door de vereniging georganiseerde
- activiteiten/evenementen wanneer deze tekortkomingen te wijten zijn aan overmacht of andere omstandigheden die niet aan de vereniging zijn toe te rekenen, bijvoorbeeld slechte weersomstandigheden, werkstakingen, schade aan materieel etc. .
- Indien voor een activiteit/evenement gebruik wordt gemaakt van een goed welke eigendom is of onder de verantwoordelijkheid valt van een deelnemer/lid/introducé, is de vereniging, haar bestuurders, commissieleden of vrijwilligers in geen geval aansprakelijk voor schade aan, verlies, vermissing, diefstal of anderzijds van dit goed, tenzij vooraf expliciet anders is overeengekomen.
- De vereniging is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiende uit het niet-doorgaan van activiteiten/ evenementen.
- De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele vertraging bij de uitvoering van een activiteit/evenement door onvoorziene omstandigheden en/of voor de als gevolg daarvan ontstane schade opgelopen door de deelnemer. Het risico ten aanzien van de weersomstandigheden ligt uitdrukkelijk bij de deelnemer. Bij slechte (weers)omstandigheden of vergelijkbare omstandigheden waardoor de uitvoering van de activiteit/evenement wordt belemmerd, is de schipper te allen tijde gerechtigd tot uitstel van vertrek of aanpassing van het programma. De schipper beoordeelt de omstandigheden en de beoordeling staat niet ter discussie.
- Degene die betaalt (mede voor een ander) is hoofdelijk aansprakelijk voor eventuele schade die kan worden toegerekend aan de deelnemers waarvoor is betaald.
5. Inschrijfvoorwaarden
5.1 Inschrijving
- Inschrijving voor activiteiten staat slechts open voor leden, die aan de op hen conform de statuten rustende verplichtingen hebben voldaan. Kinderen van leden kunnen ingeschreven worden voor die activiteiten die daar expliciet voor zijn opengesteld.
- Voor deelname aan een activiteit/evenement wordt een kostendekkende bijdrage gevraagd. Dit bedrag wordt telkenmale door het bestuur vastgesteld. Niet inbegrepen zijn bijvoorbeeld de individuele reiskosten, havengelden en de kosten van eten en drinken, tenzij anders vermeld.
- Iedere inschrijving dient plaats te vinden via de webwinkel op Genosea.nl met vermelding van de benodigde gegevens en de betaling van de kosten via de elektronische betaalkanalen in de webwinkel.
- Een inschrijving is definitief na ontvangst van de elektronische betaling en wordt bevestigd per email.
- Een inschrijving kan ook het type “Vooraanmelding” hebben om de interesse van een speciale reis te inventariseren. Indien een dergelijke reis niet doorgaat worden de betalingen teruggestort.
5.2 Borg
- De vereniging zal de omvang van de verschuldigde borgsom zo mogelijk van te voren aangeven. De deelnemers dienen bij een borgstelling, bijvoorbeeld bij de huur van een schip, zowel betaling als inning, zelf met een verhuurder te regelen zonder tussenkomst van de vereniging, tenzij het bestuur anders beslist.
- Indien de verhuurder na afloop van de activiteit/evenement de borgsom niet of niet geheel terugbetaalt dan zal het verschuldigde deel van de borgsom hoofdelijk over alle deelnemers worden omgeslagen.
- De schipper is eindverantwoordelijk voor betaling van de borgstelling en afhandeling na afloop.
- Indien de vereniging na afloop van de activiteit/evenement de door de vereniging voorgeschoten borgsom niet of niet geheel terugkrijgt dan zal het verschuldigde deel van de borgsom hoofdelijk over alle deelnemers worden omgeslagen en gevorderd.
5.3 Restitutie
- De vereniging behoudt zich het recht voor de geplande activiteiten/ evenementen te wijzigen. In dergelijke gevallen zal aan de deelnemers zo mogelijk een volwaardig alternatief worden geboden.
- Indien de vereniging een activiteit/evenement annuleert, vergoedt de vereniging de deelnemers de inschrijvingskosten van de activiteit/evenement.
- Voor activiteiten en evenementen van zeven dagen en langer geldt bij annulering door de deelnemer vanaf de 42ste dag (inclusief) tot de 28ste dag van vertrek, dat de betrokkene 25% van het inschrijvingskosten verschuldigd is.
- Voor alle activiteiten en evenementen geldt bij annulering door de deelnemer dat de betrokkene het volgende verschuldigd is aan de vereniging:
- vanaf de 28ste dag (inclusief) tot de 5de dag voor de dag van vertrek: 50 % van de totale kosten,
- vanaf de 5de dag (inclusief) tot de dag van vertrek: 85 % van de totale kosten,
- vanaf de dag van vertrek: de totale kosten.
- Indien bij annulering door een lid de opengevallen plaats door een ander lid wordt ingenomen zonder dat de vereniging daardoor financiële schade lijdt, kan in overleg met de betrokkene een deel tot het geheel van de annuleringskosten worden kwijtgescholden.
5.4 Kortingen:
- Het bestuur kan een schipperskorting toekennen voor de schipper van een tocht.
- Het bestuur kan kortingen toekennen categorieën van personen, denk hierbij een kind of studentlid.
- Leden kunnen hun zeemijlen inzetten als korting bij het betalen van activiteiten/evenementen.
6. Financiën
6.1 Kosten
- Vorderingen van leden op de vereniging kunnen niet worden vereffend met de kosten van nog plaats te vinden activiteiten/evenementen.
- Diensten ten behoeve van de vereniging worden door de leden belangeloos verricht. Ter aanmoediging van de vrijwilligers worden zeemijlen uitgegeven die als korting geven op activiteiten / evenementen.
- Bij specifieke diensten kan het bestuur besluiten dat de reële kosten voor vergoeding in aanmerking komen. In geen geval worden vergoed:
- Reiskosten voor zover deze meer bedragen dan tarief tweede klas van de Nederlandse Spoorwegen.
- Reiskosten gemaakt voor het bijwonen van verenigingsavonden en
- ledenvergaderingen.
- Kosten welke later gedeclareerd worden dan een jaar na het maken van de kosten.
6.2 Contributie
- Elk jaar wordt de verschuldigde contributie op voorstel van het bestuur vastgesteld door de algemene ledenvergadering. De contributie geldt voor een heel jaar van 1 januari tot en met 31 december. Als men lid wordt na 1 september wordt het contributiebedrag voor de resterende maanden kwijtgescholden.
- Voor het betalen van de contributie moet een doorlopende machtiging worden afgegeven aan het bestuur van de vereniging.
- Niet betalen van de contributie leidt tot het opschorten van het recht deel te nemen aan activiteiten/evenementen. U ontvangt van de penningmeester twee maal een mail met het verzoek te betalen. Daarna zal het bestuur u in het lopende verenigingsjaar royeren als lid.
- Opzegging van het lidmaatschap kan ten allen tijde geschieden. Na opzegging eindigt het lidmaatschap per 31 december van het jaar waarin is opgezegd. Tot die datum heeft het lid alle rechten en verplichtingen ten aanzien van de vereniging. De opzegging kan via het contactformulier of als e-mail aan het bestuur.
- Indien een persoon, binnen 3 jaar, opnieuw een lidmaatschap aanvraagt, zullen eerst alle achterstallige betalingen verricht dienen te worden.
6.3 Dotaties
- Ter aanvulling van de reserves van het schadefonds, zal bij iedere activiteit/evenement een percentage van 6% van de basiskosten worden gereserveerd.
- De hoogte van de jaarlijkse dotatie aan het schadefonds wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld.
7. WA Verzekering en Schadefonds
7.1 WA Verzekering
Om de borgstelling voor een gehuurd schip en aansprakelijkheid jegens derden in redelijkheid af te dekken is de vereniging gehouden een passende WA verzekering aan te houden.
7.2 Procedure beroep op de WA verzekering
- Een schriftelijk verzoek kan worden ingediend door ieder bemanningslid afzonderlijk dan wel een vertegenwoordiger van de bemanning.
- Indienen kan tot uiterlijk 4 (vier) weken na het bekend worden van het netto resterende schadebedrag
- Een schadeclaim wordt uitsluitend door het bestuur bij de verzekeraar ingediend.
- Een schadeclaim t.b.v. de WA verzekering wordt door het bestuur ingediend onder de volgende voorwaarden:
- De netto resterende schadeverplichting is groter dan € 250,
- De schade komt niet voort uit roekeloos gedrag,
- Het betreft een activiteit/evenement van de vereniging,
- Deelnemers verlenen volledige medewerking aan het aanleveren van alle benodigde informatie.
- De deelnemers hebben recht op een evenredig deel van een eventuele uitkering van de verzekeraar. Indien de verzekeraar niets uitkeert hebben de deelnemers geen recht op enige schadevergoeding vanwege de WA verzekering..
7.2 Schadefonds
- De vereniging houdt een schadefonds aan met als doel om in uitzonderlijke gevallen de financiële consequenties voor deelnemers door geleden materiële schade gedeeltelijk te beperken, mocht dit ook na aanspraak op de WA verzekering van toepassing zijn.
- Zulks louter uit coulance en op voorstel van het bestuur met per geval expliciete vermelding vooraf via de officiële communicatiekanalen van de vereniging en met verantwoording aan de algemene ledenvergadering, en dit zonder de verantwoordelijkheid van individuele deelnemers in welke zin dan ook te beperken.
- Bij schade dienen de deelnemers de financiële gevolgen zelf te dragen. Op een later tijdstip kan het schadefonds worden aangesproken. Ieder bemanningslid afzonderlijk dan wel een vertegenwoordiger van de bemanning kan hiertoe een schriftelijk verzoek indienen bij het bestuur.
- Een schadeclaim op het fonds wordt bij het bestuur ingediend onder de volgende voorwaarden:
- De netto resterende schadeverplichting is groter dan € 250,
- De schade komt niet voort uit roekeloos gedrag,
- Het betreft een activiteit/evenement van de vereniging,
- Deelnemers verlenen volledige medewerking aan het aanleveren van alle benodigde informatie. Dit verzoek moet uiterlijk 4 (vier) weken na het bekend worden van het netto resterende schadebedrag zijn ingediend.
- Het bestuur zal uiterlijk 14 dagen na de bestuursvergadering waarin het verzoek is behandeld de betreffende perso(o)n(en) inlichten over het genomen besluit tot afwijzing of voorstel tot uitkering onder voorbehoud van bezwaarprocedure.
7.3 Maximale schadebedrag
- Jaarlijks zal bij de begroting een maximumbedrag voor het schadefonds per gebeurtenis worden vastgesteld.
- Als het eigen risico bij de huur van een schip de maximum risico voor het schadefonds per gebeurtenis vermeerderd met €250, overstijgt, dan zal voor de betreffende activiteit/evenement een extra verzekering worden afgesloten die de maximale netto resterende schadeverplichting vermindert tot onder de vastgestelde grens.
- De kosten van deze extra verzekering worden gerekend tot de kosten van de activiteit/evenement
7.4 Uitkering schade
- Het bestuur stelt voor om uit te keren indien:
- Voldaan wordt aan de voorwaarden, zie ook 7.2.4
- de schade niet gedekt is door de WA verzekering,
- Tot aan het vastgestelde maximum van het schadefonds.
- Dit voorstel tot uitkering dient op de website van Zeilvereniging Genosea te worden gepubliceerd met motivering en onderbouwing, waarna gedurende twee weken de leden de mogelijkheid hebben tot het indienen van bezwaar.
- Mochten 3 (drie) of meer leden bezwaar aantekenen dan dient beslissing tot uitkering te worden aangehouden tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering waarin het besluit tot al dan niet uitkeren definitief gemaakt kan worden middels meerderheid van stemmen in deze algemene ledenvergadering.
8. Slotbepalingen
Het Huishoudelijk Reglement mag niet in tegenspraak zijn met de wet en de statuten.
In alle gevallen waarin de wet, de statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur van de Zeezeilvereniging Genosea en in laatste instantie de Algemene Ledenvergadering.
Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld op 7 oktober 1988 en gewijzigd vastgesteld op de Algemene Ledenvergaderingen van 4 maart 1989, 25 oktober 1991, 2 oktober 1992, 25 maart 1994, 24 maart 1995, 20 maart 1998, 26 maart 1999, 7 januari 2001, 2 april 2002, 23 februari 2003, 27 februari 2005, 26 februari 2007, 9 maart 2008, 10 maart 2013, 31 januari 2016 , 21 januari 2