Huishoudelijk Reglement

Het huishoudelijk reglement, kort samengevat

Naast de reguliere zaken rondom de vereniging, het bestuur en de commissies bevat dit reglement ook de regels voor het deelnemen aan activiteiten en het benoemen van schippers.

Het Huishoudelijk Reglement mag niet in tegenspraak zijn met de wet en de statuten.

In alle gevallen waarin de wet, de statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur van de Zeezeilvereniging Genosea en in laatste instantie de Algemene Ledenvergadering.

Het volledig Huishoudelijk Reglement is voor het eerst vastgesteld op 7 oktober 1988 en laatst gewijzigd op 27 januari 2019 en beschikbaar als PDF

De vereniging, het bestuur en de RC

Naast het bestuur kent de vereniging een Raad van Commissarissen. De raad (RC)wordt benoemd door de algemene ledenvergadering en brengt aan haar verslag uit. De RC is het bekendst van haar taak als kascommissie om jaarlijks het werk van de penningmeester te controleren en de ALV te adviseren om decharge te geven aan het bestuur. De RC bestaat uit minimaal 2 personen, welke ex-bestuurslid zijn geweest.

Daarnaast kent de vereniging commissies die diverse werkzaamheden uitvoeren. Het reglement schrijft voor dat er minimaal een de Schippers Advies Commissie (“SAC”) en de Activiteiten Commissie (“AC”). De normale getrapte verantwoording geldt, de commissies rapporteren aan het bestuur die aan de leden rapporteren.

Activiteiten en evenementen

Activiteiten en evenementen worden door de vereniging georganiseerd en zijn uitsluitend toegankelijk voor leden en juniordeelnemers.  Geïnteresseerde niet-leden (introducés) kunnen zich voor een activiteit inschrijven na voordracht door één of meerdere leden, en onder beding van de inschrijfvoorwaarden. Zij kunnen in beginsel slechts eenmaal gebruik maken van deze introductieregeling; voor deelname aan een volgende activiteit moet de introducé lid worden.

Er is nog een speciale categorie ‘studenten’. Zij kunnen lid worden van de vereniging met alle rechten en plichten. Maar er bestaat ook een pool van studenten, die geen Genosea lid zijn maar wel lid van een studenten-zeilvereniging, en in aanmerking komen voor een last-minute aanbod. Last-minute aanbod zijn plekken op activiteiten die niet gevuld worden en daarom tegen hoge kortingen aan deze doelgroep ter promotie worden aangeboden.

Eén van de belangrijkste regels bij activiteiten is het moment van betalen de voorrang bepaald als er meer inschrijvingen zijn dan beschikbare plekken. Een girale betaling per bankopdracht heeft het risico verdrongen te worden door direct betaling.

Schippers benoemingen

Genosea kent kust- en zeeschippers.
Het Schippers Advies Commissie, (SAC) heeft een belangrijke rol in het evalueren en voordragen van aspiranten aan het bestuur voor hun benoeming tot schipper. Het SAC kent een procedure die twee hoofdlijnen kent:

  • Een aspirant schipper heeft een CWO 3 Kust of CW4 Getijdewater of vergelijkbaar certificaat en komt na kennismaking in aanmerking voor een voordracht
  • Er is een ballotage van tenminste 2 schippers op 2 verschillende tochten die na controle theorische en praktische ervaring bevestigen en de aspirant schipper voordragen aan het bestuur
Verplichtingen van leden, introducés, deelnemers

Wij vragen als Genosea aan u, onze Deelnemers:

  • Om verzekerd te zijn voor uw of onder uw verantwoordelijkheid vallende kinderen veroorzaakte schade jegens de vereniging of derden.
  • Om bij deelname aan natte activiteiten/evenementen dienen minimaal te beschikken over zwemdiploma B of te kunnen zwemmen op gelijk niveau.
  • Om op de hoogte te zijn van risico’s die horen bij het zeilen/varen en dienen informatie in te winnen voorafgaand aan de activiteit/evenement over de risico’s.
  • Om zich te allen tijde te gedragen conform de veiligheidsinstructies, het boordreglement, aanwijzingen, regels en voorschriften die zijn of worden gegeven door de vereniging of schipper of persoon of organisatie die namens de vereniging bij de uitvoering van de activiteit/evenement zijn betrokken.
  • Voor vertrek de schipper op de hoogte te stellen indien er sprake zou kunnen zijn van gezondheidsaspecten dan wel medicijngebruik die strijdig zouden kunnen zijn met de beoefening van de zeilsport of het verblijf op zee
  • Indien de deelnemer weigert de instructies op te volgen is hij/zij verantwoordelijk voor de eventueel daaruit voortkomende schade.

De vereniging of de schipper is te allen tijde gerechtigd de toegang tot of verblijf in de boot of accommodatie te ontzeggen aan personen van wie redelijkerwijs kan worden vermoed dat zij

  • onder invloed van drugs of alcohol verkeren,
  • door ziekte, lichamelijke of geestelijke gesteldheid redelijkerwijs niet in staat kunnen worden geacht aan de activiteit/evenement deel te nemen,
  • wangedrag vertonen naar oordeel van de schipper,
  • anderszins redelijkerwijs kan worden vermoed dat zij, al dan niet door overtreding van deze voorwaarden de uitvoering van de activiteit/evenement zullen belemmeren of vertragen dan wel hinder of gevaar of gezondheidsrisico voor mede-deelnemers kunnen veroorzaken.
  • Betreffende deelnemer heeft geen recht op gehele of gedeeltelijke restitutie van de deelnamekosten. In verband hiermee zal de vereniging op generlei wijze aansprakelijk worden gehouden.

Zorg ervoor dat u bij vertrek beschikt over alle reisdocumenten die benodigd zijn voor de toegang tot de landen en de uitvoering van de activiteit/evenement. Indien u wordt geweigerd zijn alle gevolgen daarvan voor uzelf. Denk daarbij aan optredende schaden en kosten, voor rekening en risico van uzelf, de vereniging en uw reisgenoten.
Deelnemers worden geadviseerd voor aanvang van de activiteit/evenement een zeil-/watersportdekkende reisverzekering af te sluiten.

Als u een activiteit/evenement gedeeltelijk of geheel afbreekt heeft u geen recht op gehele of gedeeltelijke restitutie van de deelnamekosten.

Aansprakelijkheid

U bent als lid, verantwoordelijke van minderjarige kinderen of als introducee voor eigen risico deelnemer aan activiteiten en evenementen in het geval van diefstal, verlies, schade of ongevallen voortvloeiend uit deelname aan activiteiten/evenementen. Algemeen geldt dat Genosea niet aansprakelijk is voor geleden schade als gevolg van tekortkomingen in de uitvoering van  activiteiten/evenementen wanneer deze tekortkomingen te wijten zijn aan overmacht of andere omstandigheden die niet aan de vereniging zijn toe te rekenen. Denk hierbij aan slechte weersomstandigheden, werkstakingen, schade aan materieel vertragingen etc. Als u betaalt voor een ander, minderjarige of introducee bent u hoofdelijk aansprakelijk voor eventuele schade die  wordt toegerekend aan die deelnemers waarvoor u heeft betaald.

Indien voor een activiteit/evenement gebruik wordt gemaakt van een goed welke eigendom is of onder de verantwoordelijkheid valt van een lid of introducé, is de vereniging niet aansprakelijk tenzij vooraf expliciet anders is overeengekomen. Het grootste risico zijn de weersomstandigheden. Bij slecht weer of omstandigheden waardoor de uitvoering van de activiteit/evenement wordt belemmerd, is de schipper te allen tijde gerechtigd tot uitstel van vertrek of aanpassing van het programma. De schipper zijn beoordeling en conclusie staat niet ter discussie.

Inschrijfvoorwaarden

Voor u als lid van Genosea zijn onze activiteiten bedoeld.  Juniordeelnemers kunnen zich inschrijven voor die activiteiten die daar expliciet voor zijn opengesteld. Indien juniordeelnemers zich willen inschrijven voor een tocht die daar niet expliciet voor is opengesteld kan dat alleen na voorafgaande instemming van de schipper en overige reeds ingeschreven deelnemers.

De kosten van een activiteit/evenement zijn kostendekkend. Dit bedrag wordt telkenmale door het bestuur vastgesteld. De prijs zijn de vaste kosten van de huur van de boot of locatie en/of trainer inclusief een toeslag voor ons schadefonds en opleidingskosten. Niet inbegrepen zijn reiskosten, havengelden, brandstofkosten en de kosten van eten en drinken, tenzij anders vermeld.

Genosea maakt gebruik van een digitale bestelmodule en de mogelijkheid middels e-betaling direct af te rekenen. Een reservering is definitief als ook de betaling is ontvangen, de datum en tijd bepalen de volgorde waarin boekingen, reserve-lijsten en annuleringen worden afgehandeld. Bij de omschrijving “volgeboekt of uitverkocht” is bestellen niet meer mogelijk. Indien de optie “reservelijst” geactiveerd is bestaat de mogelijkheid te boeken en te betalen. Genosea probeert dan een tweede, derde boot te reserveren.  Bij een succesvolle reservering en voldoende extra deelnemers wordt de reservelijst omgezet naar een definitieve boeking. Zo niet ontvangt u als lid uw inschrijvingsgeld terug.

De vereniging zal de omvang van de verschuldigde borgsom zo mogelijk van te voren aangeven. De deelnemers dienen bij een borgstelling, bijvoorbeeld bij de huur van een schip, zowel betaling als inning, zelf met een verhuurder te regelen zonder tussenkomst van de vereniging, tenzij het bestuur anders beslist. De schipper is eindverantwoordelijk voor betaling van de borgstelling en afhandeling na afloop. Indien de vereniging of Schipper na afloop van de activiteit/evenement de borgsom niet of niet geheel terugkrijgt, dan zal het verschuldigde deel van de borgsom hoofdelijk over alle deelnemers worden omgeslagen en gevorderd.

U kunt, door omstandigheden, niet deelnemen aan een activiteit/evenement. De eerste stap is dit melden aan de andere betrokkenen en het bestuur van Genosea met als doel een vervanger deel te laten nemen. Hierbij zal uw inschrijving gewijzigd worden naar een nieuwe deelnemer die betaald waarna u uw geld terugkrijgt. Indien geen vervanger kan worden georganiseerd gelden de volgende bedragen:

  • Voor activiteiten en evenementen van zeven dagen en langer geldt tevens dat bij annulering of wijziging vanaf de 42ste dag (inclusief) tot de 28ste dag van vertrek, de betrokkene 25% van de totale kosten verschuldigd zal zijn.
  • Vanaf de 28ste dag (inclusief) tot de 5de dag voor de dag van vertrek: 50 % van de totale kosten,
  • Vanaf de 5de dag (inclusief) tot de dag van vertrek: 85 % van de totale kosten,
  • Op de dag van vertrek of later: de totale kosten.

Kortingen, het bestuur kent de schipper van een zeiljacht 50% korting toe. Daarnaast sparen actieve leden die deelnemen aan commissies en ander werk zeemijlen die als korting in te zetten. Het bestuur heeft de mogelijkheid om voor tochten waarbij nog 1 plek over is, last-minute aan studentenleden een hoge korting, 95%, te bieden van de tochtprijs.

Financiën

In de ALV wordt elk jaar de contributie vastgesteld voor het lopende verenigingsjaar. De ALV stelt tevens vast welke korting gegeven wordt op de contributie voor een betaling per automatische incasso. De contributie wordt geïnd in de maand maart/april, voor het zeilseizoen start. U ontvangt van ons een email als u  de betaling van de contributie zelf initiëert . U heeft in dat geval 15 werkdagen om te betalen.  Na deze termijn wordt een aanmaning verzonden, waarbij een verhoging van het contributiebedrag met € 5,– voor administratiekosten plaats vindt. Indien na de eerste aanmaning nog niet is betaald kan geen deelname aan de tochten van Genosea plaatsvinden. Na drie aanmaningen vindt opschorting van alle rechten plaats. Deze opschorting kan alleen ongedaan worden gemaakt door met de verschuldigde lidmaatschapsgelden ook een incassomachtiging af te geven.

Opzegging van het lid kan te allen tijde geschieden. Na opzegging eindigt het lidmaatschap per 31 december van het jaar waarin is opgezegd. Tot die datum heeft het lid alle rechten en verplichtingen ten aanzien van de vereniging. De opzegging dient per email te geschieden aan het bestuur. Gebruikt u daarbij het algemene contactenformulier
Indien een persoon opnieuw een lidmaatschap aanvraagt, zullen eerst alle achterstallige betalingen verricht dienen te worden.

WA Verzekering en Schadefonds

Genosea heeft zelf ook een passende WA verzekering om opgelopen schades te verhalen.

Een schriftelijk verzoek kan worden ingediend een vertegenwoordiger van de bemanning tot uiterlijk 4 (vier) weken na het bekend worden van het netto resterende schadebedrag
De schadeclaim wordt door het bestuur bij onze verzekeraar ingediend onder de volgende voorwaarden :

  • De netto resterende schadeverplichting is groter dan € 250;
  • De schade komt niet voort uit roekeloos gedrag;
  • Het betreft een evenement of activiteit van Genosea;
  • En deelnemers verlenen volledige medewerking aan het aanleveren van alle benodigde informatie;
  • Een eventuele uitkering wordt evenredig gedeeld door de deelnemers.

Genosea heeft zelf in reserve een schadefonds om in uitzonderlijke gevallen de financiële consequenties door geleden materiële schade gedeeltelijk te beperken, mocht dit ook na aanspraak op de WA verzekering van toepassing zijn.  Een schriftelijk verzoek door de vertegenwoordiger van de bemanning kan hiertoe een schriftelijk verzoek indienen tot 4 (vier) weken na het bekend worden van het netto resterende schadebedrag. Een voorstel tot uitkering indien:

  • De netto resterende schadeverplichting groter is dan € 250;
  • De schade niet voortkomt uit roekeloos gedrag;
  • Het betreft een evenement of activiteit van Genosea;
  • de schade wordt verder niet door de Genosea WA verzekering.

Het bestuur zal uiterlijk 14 dagen na de bestuursvergadering waarin het verzoek is behandeld de betreffende perso(o)n(en) inlichten over het genomen besluit tot afwijzing of voorstel tot uitkering onder voorbehoud van bezwaarprocedure. Verder zal het bestuur het voorstel tot uitkering publiceren op de leden sectie van de website met motivering en onderbouwing, waarna gedurende twee weken de leden de mogelijkheid hebben tot het indienen van bezwaar.  Mochten 3 (drie) of meer leden bezwaar aantekenen dan dient beslissing tot uitkering te worden aangehouden tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering waarin het besluit tot al dan niet uitkeren definitief gemaakt kan worden middels meerderheid van stemmen in deze algemene ledenvergadering.

De maximale uitkering uit het schadefonds is € 2.500 of het specifieke bedrag zoals jaarlijks in de ALV is vastgesteld. Voor eigen risico’s in algemene voorwaarden bij verhuurders die hoger zijn dan het maximale uitkeringsbedrag zal Genosea op naam van de schipper een extra verzekering afsluiten voor WA verplichtingen. De kosten van deze extra verzekering zijn onderdeel van de berekende kosten van een evenement/activiteit.